Ventas

La aplicación de Ventas de Klinnic Audio es la que permite generar el proceso de ventas como tal (desde el presupuesto hasta el pedido de venta) para más tarde convertir en factura.

Generar presupuestos

Para iniciar el proceso debes ir a ventas > presupuesto > crear, y rellenar los datos del cliente/paciente y los artículos.

Una vez rellenados todos los campos, puedes mandar por correo electrónico directamente el presupuesto para que tu cliente lo confirme y acepte los términos y condiciones.

También lo podemos imprimir desde el botón Imprimir que encontramos en la parte superior de la pantalla.

Pedidos de venta

Cuando tu cliente o tu mismo hayáis confirmado el presupuesto, se genera automáticamente el pedido de venta. En la imagen inferior podemos observar cómo el presupuesto ha pasado al estado «pedido de venta» y nos aparece la posibilidad de realizar la Entrega y Crear factura.

Entregar el pedido

Una vez preparado el pedido, puedes validar las cantidades entregadas, aplicar el lote o Nº de serie del producto y confirmar la entrega. A demás, puedes configurar el sistema para que sea necesario una firma del cliente para aceptar la entrega.

Para realizar la entrega sigue los siguientes pasos:

Desde el pedido de venta accede a Entrega > Validar.

Si se trata de producto con número de serie único, debes primero pinchar en el icono que mostramos en la imagen siguiente. Se abrirá una pantalla emergente en la que poder introducir el numero de serie del producto que entregamos.

Si se trata de más de una unidad, debemos agregar tantos números de serie como aparezca en la Demanda.

Una vez introducidos los números de serie, pinchamos en Confirmar, y podremos validar la entrega.

Facturación

El módulo de facturación es con el que controlar y gestionar las facturas de tus procesos de ventas. Y también permite controla los cobros, facturas impagadas y rectificativas.

Crear facturas

Podemos generar facturas de forma manual o desde otros procesos como pedidos, compras etc. 

Para iniciar el proceso debes ir a facturación > facturas. En este panel podemos observar las facturas y la información relacionada, así como su estado de pagos o fechas de vencimiento.

Facturas en borrador

El sistema genera de forma automatizada todas las facturas en estado borrador pendientes a ser verificadas. Estas quedan «pendientes de validar».  En este punto todavía no se ha generado en número de factura, y por lo tanto está sin contabilizar. Para crear la factura oficial debemos pinchar en Confirmar.

Enviar facturas a clientes

Podemos acceder a cualquier factura haciendo click en la línea. Una vez dentro, podemos observar en detalle todo su contenido. Y es también donde podemos Enviar por correo electrónico al cliente y Registrar el pago.

Registrar el pago de una factura

Desde cualquier factura creada, podemos realizar el pago de la misma desde el botón Registrar pago que encontraremos en las funciones superiores. Una vez hagamos click en el botón, se nos abre una ventana emergente en la que poder seleccionar el método de pago (diario) y el importe.

Podemos realizar diferentes pagos de una misma factura. Para ello deberemos realizar esta acción tantas veces como sean necesarias.

Compras

El módulo de compras es el que permite registrar las facturas de proveedores y realizar acciones directamente relacionadas con tus pedidos de compra.

También es donde podemos realizar los pedido a los proveedores para rebabastecernos de producto que cuando lo necesitemos.

Crear un pedido de compra

Para generar un pedido a un proveedor, debemos acceder a Compras > Crear.

Una vez se abra el formulario de pedido, debemos escoger el proveedor y seleccionar los productos que queremos pedir tal y como se muestra en la imagen siguiente. Una vez lo tenemos listo, hacemos click en Guardar.

Ahora que ya lo tenemos creado, podemos enviarlo directamente al proveedor por correo electrónico (siempre que tengamos introducido su dirección de email en su ficha de contacto).

También podemos Confirmar el pedido si sabemos que nuestro proveedor nos va a mandar el pedido. Una vez Confirmamos el pedido, se creará la orden de recepción para poder recepcionar los productos cuando nos lleguen, que más tarde gestionaremos desde nuestro módulo de inventario. 

Pedidos de compra automatizados

Una vez configurados los productos de nuestro catálogo podemos automatizar los pedidos de algunos artículos para que cada vez que confirmamos un pedido de venta, Klinnic nos genere automáticamente un pedido de compra al proveedor asociado. Estos pedidos se mantienen en estado borrador hasta que un responsable confirme el pedido. Y se pueden editar de forma libre. Los encontraremos en Compras.

Configurar pedidos automatizados.

Desde la ficha del producto, hacemos click en la pestaña Compra y añadimos el proveedor asociado. De esta forma, cuando generemos una venta de un producto del cual no tenemos existencias, podremos crear el pedido de compra directamente.